随着学校文化交流、学术研讨等活动的日益频繁，每年都会举办大大小小的各类国内、国际会议。“现场会议+电话”的沟通模式令会议组织者们倍感烦恼，不仅需要投入大量的人力、物力，还不可避免地影响到日常的教学、科研工作。学校日前推出的会务中心系统将有效缓解各类会务压力。

“将各机关、院系的会议工作人员从繁琐的会务工作中真正地解放出来，是校园信息化建设需要回答的问题。学校的会务中心系统利用信息技术和模块功能很好地实现了会议信息发布、会议资料管理、住宿管理、网上报到管理等功能，有效提升了工作效率。” 学校信息化处负责人指出，系统在创新会议服务模式的同时，将会议流程数字化，为参会者提供了“一站式”服务体验，使学校的各类会务工作更加规范、有序、高效。

系统功能——四大模块实现“一站式”服务

会务中心系统的用户注册登录模块、前台信息模块、后台管理模块、模板信息模块系统整合了用户信息、会议信息、会议管理等内容，通过数据共享实现“一站式”服务。

——用户注册登录模块

参会者可通过该模块注册登录会务中心系统，取得系统的使用权限，用户可以选择要参加的会议，完善个人相关信息，整个过程迅速、便捷地完成了用户在系统的注册和相关会议登录。通过该模块用户可自由查询会议信息。

——前台信息模块

在该模块下，管理员创建会议后可设定用户可看到的相关子模块，如开放全部功能，用户则可看到：会议首页、会议日程、住宿选房、注册信息、报到信息、离会信息、住宿信息、到站信息、离站信息、活动信息、会议剪影、通讯录、文件下载等子模块。用户可以查询会议的全部相关信息，可以进行房间的选择和相关资料下载。

——后台管理模块

会务系统的超级管理员可以创建会议、屏蔽会议、编辑会议和删除会议，并对每个会议设置会议管理员。会议管理员在管理相关会议信息过程中，可以进行会议信息发布、房间信息发布、注册人员审核、通讯录整理和相关会议资料上传等工作。该模块实现了对报到人员的审核和离会人员的审核两大功能。

——模板信息模块

整个系统可以在超级管理员创建会议时选择不同模块，按照不同模块，用户看到不同会议内容和会议样式，从而提高了系统的灵活性和对用户服务的多样化。

系统亮点——一体化管理打造高效会务平台

会务中心系统集会议发布、在线注册、参会报名、在线投审稿、在线支付、通讯录、会议报到审核等多项功能于一体，形成了一个完整的会务一体化管理平台，系统的设计及应用切合会务管理业务，有效解决了各项会务管理工作中常见的杂、乱、难等一系列问题，为传统会务管理提供了一个完整的解决方案。

一方面，系统提升了会务管理工作的水平，会议举办方能够灵活、高效地在平台上完成会议信息发布、会议资料管理、住宿管理、网上报到管理等事项，并可实时了解参会人员动态，提供了会议操作一体化的办公新体验。

另一方面，系统提升了会务服务工作的水平，参会者能够在平台上查看会议日程、会议动态、活动信息等与本次会议有关的详细信息，体验住宿选房、通讯录、会议资料下载等人性化服务。参会信息与服务信息全部网上呈现，参会人无需反复沟通、核实，系统将包揽参会的全部事宜。

一个平台承载多个会议；一个会议实现全程管理；一个注册享受多次参会。会务中心系统在有效提升会务工作效率的同时，也为信息化校园建设赋予了新的内涵，成为学校打造数字化校园的又一利器。

会务中心系统网址：http://hwpt.hrbeu.edu.cn

会务中心系统_参会者使用指南.pdf

会务中心系统 _管理者使用指南.pdf